E-mail hygiene

Inleiding

E-mail is een communicatiemiddel. Het werkt anders dan gesproken woord, ook anders dan een brief. Het vergt een speciale takt om er zo mee om te gaan dat het de sociale ruimte niet vervuilt. Hierbij enige gezichtspunten.

Je ziet niet wat je aanricht

Je legt iemand iets uit, je argumenteert, je probeert zijn argumenten onderuit te halen, je verwijt hem iets, maar je ziet niet direct hoe dit aankomt. In een gesprek zie je zijn wenkbrauwen fronsen, zijn ogen wazig worden, een vrolijke of een spottende glimlach, een getroffen of afwerende houding. Je hoort hem naar adem happen, of een spottend dan wel vrolijk lachje. Bij e-mail is er niets van dit alles.

Er is geen direct weerwoord

Je denkt dat je je punt duidelijk hebt gemaakt, maar je weet niet of je  vriend dan wel je collega je ineens duidelijk begrijpt, opgelucht is door de helderheid van je betoog of in verwarring  en pijnlijk uit het raam gaat staren. Hij antwoordt niet. Heeft hij wat anders te doen? Moet hij er even over nadenken, of is er eerst wat therapeutisch werk aan zijn ziel te verrichten? Hoe dan ook, hij kan niet tijdens je betoog je onderbreken. Jij hebt het tot het eind geschreven, hij kan het tot het eind lezen. Hij wacht met antwoorden waardoor er al dan niet zo bedoeld, een pijnlijke stilte lijkt te vallen.

Het is snel

Je hebt je email snel ingetikt. Het gaat vlugger dan een brief schrijven, een envelop met postzegel zoeken en naar de brievenbus lopen. Je email valt in enkele seconden na je laatste punt in zijn brievenbus. Onherroepelijk. Je kunt nog een email versturen: negeer mijn vorige mail, maar hij heeft hem al gelezen. Het is te laat.

Het kopieert gemakkelijk

Soms denk je dat je je punt sterker maakt door je bericht ook naar anderen als cc te versturen. Je collega ziet dit, en je denkt dat hij nu onder de indruk zal zijn omdat een hele groep mensen nu toeschouwer is van  zijn ongelijk. Te laat realiseer je je dat nu ook anderen zien hoe jij je misdraagt.

Het is ontvlambaar

Als vele mensen getuigen zijn van een discussie, en vooral als ze er bewust als getuigen bij zijn geroepen, dan kunnen ze zich aangespoord voelen om zich er ook mee te bemoeien. Binnen de kortste keren ontstaat een discussie van velen tegen velen. In iedere kantooromgeving, vriendenkring, watsapp-groep schuilt dit gevaar. Velen hebben dit meegemaakt.

Verzorging van de hygiëne

Wat is een hygiënische manier om met email om te gaan? Hierbij wat aanbevelingen

  • Probeer email te zien als uitsluitend een middel om te informeren. Formuleer deze informatie feitelijk en voorkom dat deze kan worden opgevat als een aansporing of een verwijt. Laat de ander vrij.
  • Is het toch nodig om iets uit te leggen, om argumenten te geven, formuleer deze dan zo dat duidelijk wordt dat bepaalde observaties jou hebben geholpen. Dring geen mening of besluit op.
  • Voorkom beslist dat de ander negatief geraakt wordt in zijn gevoels- of wilsleven. Is dit bij nader inzien toch gebeurd, bel hem dan op, of nog beter, ga bij hem langs.
  • Herlees iedere email die verder gaat dan puur, feitelijk informeren. Laat iedere email die de ziel zou kunnen raken enige uren liggen.
  • Beantwoord iedere inhoudelijke email op zijn minst terstond met een ‘Bedankt!’.
  • Als een ontvangen email je pijnlijk geraakt heeft, beantwoordt hem dan niet met een die opnieuw pijn zou kunnen doen, maar veeg de tafel schoon met vriendelijke, niet sarcastische of zelfs maar ironische woorden. Als de lucht geklaard moet worden is een telefoongesprek of een bezoek veel beter.
  • Uiteraard zijn oprecht gemeende vriendelijke, vreugdevolle of bemoedigende woorden altijd welkom. Voorkom dubbele bodems!

Kortom, hanteer de email als een middel om te informeren en positiviteit te verspreiden, en laat de ander vrij!

Print Friendly, PDF & Email
Scroll naar top